4 Best Practices zur Vereinfachung der länderspezifischen Compliance-Verwaltung in der globalen Gehaltsabrechnung

"Transparenz und Gesetzestreue sind Faktoren der Weiterentwicklung" – Christian Wolff

Mehrere Organisationen wagen sich in neuere Regionen mit der Absicht, neuere Märkte zu finden. Diese Expansion hat dazu geführt, dass Unternehmen ihren bestehenden globalen Gehaltsabrechnungsprozess überdenken müssen. Einer der wichtigsten Faktoren, die Unternehmen berücksichtigen müssen, ist sicherzustellen, dass sie die Richtlinien und Vorschriften des Landes in allen Betriebsländern einhalten.

Da immer mehr Unternehmen global agieren, vervielfachen sich mit jedem neuen Betriebsland mehrere Regeln und Vorschriften, und die Sicherstellung der Compliance wird immer schwieriger. Unwissenheit gegenüber Änderungen der lokalen Gesetze mit inkonsistenter und unzureichender Dokumentation von Compliance-Richtlinien und -Verfahren werden oft als Fallstricke bei der Global Payroll Compliance angesehen.

Um die Verwaltung von Global Payroll Compliance zu vereinfachen, sollten Unternehmen die folgenden vier Best Practices berücksichtigen

1. Speicherung und Überprüfung der Daten:

   Richtlinien und Verfahren sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Manchmal ist es am besten, das Netz in einer Überprüfung innerhalb einer Organisation breiter auszuwerfen, um sicherzustellen, dass alle Compliance-Bereiche abgedeckt sind.

   In einer Organisation werden verschiedene Arten von Daten / Informationen gespeichert, und um konform zu bleiben, ist es notwendig, dass bestimmte spezifische Arten von Informationen, die für die Einhaltung relevant sind, für einen definierten Zeitraum gespeichert werden, z. B. vier Jahre für alle Bundesversicherungsbeiträge (FICA) und Bundesarbeitslosensteuergesetz (FUTA) ) Informationen. Es gibt andere Berichte, die zu einer vorher festgelegten Zeit des Jahres bei ihren jeweiligen Regierungsbehörden eingereicht werden müssen, um die Einhaltung nachzuweisen. Ein Arbeitgeber kann ein HRIS nutzen, um Manager zu benachrichtigen, wenn diese Berichte fällig sind, dies hilft ihnen sicherzustellen, dass Berichte pünktlich mit allen erforderlichen Informationen gesendet werden.

2. Proaktive Koordination mit lokalen Beamten und internen Abteilungen:

   Probleme mit der Nichteinhaltung der Gehaltsabrechnung können für lokale Regierungen Indikatoren dafür sein, dass eine Organisation in anderen Geschäftsbereichen möglicherweise nicht konform ist, und dies kann zu einer tieferen unerwünschten Prüfung führen. Die proaktive Zusammenarbeit mit den geprüften lokalen Beamten kann dazu beitragen, den Ruf des Unternehmens zu wahren, zu einer größeren Nachsicht gegenüber den Behörden zu führen und mögliche Strafen zu reduzieren, die bewertet werden können. Es ist eine gute Praxis, den Umfang der Compliance-Richtliniensitzungen zu erweitern, um mehr Akteure in einer Organisation einzubeziehen, die Mitglieder von HR-, Finanz-, Steuer-, Vergütungs- / Sozialleistungs- und Rechtsteams umfasst.

3. Verwendung des intelligenten und einfachen globalen Payroll-Compliance-Systems:

   Die Implementierung jeder Unternehmenssoftware kann zeitaufwendig und komplex werden und die Einrichtung eines globalen Gehaltsabrechnungssystems ist keine Ausnahme! Eine ganzheitliche globale Gehaltsabrechnungslösung, die mit dem Ziel entwickelt wurde, die globale Komplexität der Gehaltsabrechnung zu bewältigen, sollte den Benutzer mit Tools ausstatten, die nicht nur den Kernabrechnungsprozess unterstützen, sondern auch mit Hilfsdiensten verbunden sind, z. B., um der Organisation zu helfen, die lokalen Gesetze einzuhalten.

   Ein gut abgebildeter Onboarding-Prozess für die Lösung ist für Unternehmen unerlässlich, um Änderungen effektiv zu bewältigen und maximale Vorteile gemäß den vor der Implementierung eingegangenen Verpflichtungen zu erzielen. Es ist wichtig, einen Rollout-Plan und einen intelligenten Implementierungszeitplan zu erstellen. Compliance kann auf transparente Weise durch einen gut standardisierten Ansatz erreicht werden, der eine effektive Echtzeitverfolgung ermöglicht.

4. Nutzen Sie lokales Know-how vor Ort:

   Um regionale Gehaltsabrechnungsanforderungen zu verwalten, ist es wichtig, über lokale Kenntnisse und Fachkenntnisse zu verfügen, um die Gehaltsabrechnungsanforderungen in ausländischen Gerichtsbarkeiten zu erfüllen. Doch die Sicherung von Know-how vor Ort erfordert viel mehr als nur Online-Recherche.

   Der Schlüssel zur Ausstattung des Gehaltsabrechnungssystems mit lokalen Kenntnissen ist die Zusammenarbeit mit einem Gehaltsabrechnungspartner, der die Anbieter im Land in den Einsatzländern gründlich überprüft hat.

   Führende Anbieter bieten Zugang zu standardisierten Gehaltsabrechnungsprozessen sowie zu einem Netzwerk bewährter Lieferanten im Land, die es dem Unternehmen ermöglichen, die Sicherheit eines robusten Gehaltsabrechnungssystems zu genießen, wo auch immer das Unternehmen es hinführt.

Interne HR-Führungskräfte können fundiertere Entscheidungen über die Prozesse und Systeme treffen, die sie für globale Geschäftsmöglichkeiten nutzen müssen, indem sie die rechtlichen, buchhalterischen und administrativen Bedrohungen im Zusammenhang mit Global Payroll verstehen. Der Schlüssel zur Einhaltung der globalen Gehaltsabrechnung besteht darin, einen globalen Gehaltsabrechnungsanbieter zu wählen, der über fundierte Kenntnisse und Erfahrungen in der Abwicklung der Gehaltsabrechnung und Compliance im Land für alle Betriebsländer verfügen kann.

Neeyamo folgt einem innovativ strukturierten triangulierten Compliance-Framework, das von seiner internen Wissensorganisation und seiner umfangreichen globalen Präsenz unterstützt wird, um die globale Gehaltsabrechnungs-Compliance effektiv zu überwachen und zu verwalten . Ein engagiertes Team von Compliance-Experten verfolgt proaktiv regulatorische Änderungen und führt ein Verzeichnis von Gesetzen und gesetzlichen Vorschriften, die seinen Kunden geholfen haben, unabhängig vom Betriebsland konform zu bleiben.

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