هل لديك شركات متعددة الجنسيات مقرها خارج أوروبا ، أو هل أنت جزء من منظمة متعددة الجنسيات مع موظفين يقيمون في المنطقة الأوروبية؟ إذا كانت الإجابة على أي من هذه الأسئلة هي "نعم" ، فمن الضروري أن تعمق أكثر في تغيير عمليات كشوف المرتبات الحالية الخاصة بك للامتثال لقواعد اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) الجديدة التي وضعتها المفوضية الأوروبية.
الأمر المثير للاهتمام في اللائحة العامة لحماية البيانات هو أنه بينما يضع المعايير التي تؤثر على الاتحاد الأوروبي بأكمله ، فإن لكل دولة الحرية والحق في فرض القواعد التي تزيد من تعزيز وتوحيد قوانين حماية البيانات الحالية التي وضعتها اللائحة العامة لحماية البيانات.
في الوقت الحالي ، يدرك معظم الناس بالفعل أن اللائحة العامة لحماية البيانات هي تحديث للتشريعات الحالية التي تؤثر على جميع المقيمين في منطقة الاتحاد الأوروبي وتشملهم. يتمتع الاتحاد الأوروبي ، إلى حد بعيد ، بأقوى قوانين حماية البيانات ، واللائحة العامة لحماية البيانات ليست سوى غيض من فيض. لقد تم الحديث كثيرًا بالفعل عن ماهية اللائحة العامة لحماية البيانات وكيف تؤثر على المؤسسة ، ولكن المثير للاهتمام هو قدرتها على التأثير على عملية كشوف المرتبات ، وتحديداً الاتحاد الأوروبي ، والذي بدوره يؤثر على عملية كشوف المرتبات العالمية للمؤسسة.
المدرجة أدناه هي بعض النقاط التي يجب أخذها في الاعتبار أن المنظمة التي قامت بتوحيد عمليات كشوف المرتبات العالمية أو في طور تقليصها (إما من تلقاء نفسها أو من خلال شريك عالمي في كشوف المرتبات) تعيد التفكير وإعادة النظر -
الإقامة / نقل البيانات: ربما يكون هذا هو الجانب الأكثر أهمية الذي يمكن أن يؤثر على عمليات كشوف المرتبات العالمية الخاصة بك. يعد توحيد وتوحيد بيانات الموظفين المتناثرة في نظام كشوف رواتب واحد الخطوة الأولى نحو تحقيق حلمك في عملية كشوف رواتب عالمية حقيقية. مع دخول اللائحة العامة لحماية البيانات حيز التنفيذ ، سيكون من المهم الآن استضافة بياناتك في منطقة الاتحاد الأوروبي أو في منطقة مؤهلة للحصول على مستوى مناسب من الحماية. انظر إلى الأنظمة السحابية (مثل SAP SuccessFactors - اقرأ كيف يمكن أن تساعدك SAP SuccessFactors على الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات) التي تتوافق معها.
نظام خصوصية وأمان قوي: ابدأ بتحديث سياسات الخصوصية (اقرأ سياسة خصوصية Neeyamo) لتعيين مسؤول حماية البيانات (DPO) والحصول على إثبات الموافقة على آلية الرد على حقوق الوصول الموضوعية (SAR) وتسجيله. يجب أن يشمل ذلك أيضًا تقييم سجلاتك وتخزين الجداول الزمنية لتوزيع كشوف الرواتب على الموظفين. بناء وتوثيق نظام قوي لخصوصية وأمن البيانات لا يساعد فقط في تعزيز العملية الحالية ولكن أيضًا يضع آلية قوية للإبلاغ والتصعيد تعمل على توعية واقي البيانات (في غضون 72 ساعة وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات).
تقييم جاهزية شريك كشوف المرتبات: شركاء الرواتب ، الذين يُطلق عليهم أيضًا معالجات البيانات بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات ، سيكونون الآن مسؤولين إلى حد كبير في حالة حدوث أي خرق أو حادث مؤسف. يجب عليك إجراء فحص صحي شامل لاستعدادهم وطلب المراجعات والتقارير. جميعهم يقومون بإجراء تقييم دقيق للمخاطر يشمل المستخدمين والعمليات والأنظمة. علاوة على ذلك ، أصر على إنشاء عمليات تتطلب القليل جدًا من نقل البيانات.
كشوف المرتبات ، نظرًا لأنه يتعامل مع البيانات والمعلومات الحساسة ، يتطلب بالتالي وضع الحد الأقصى من التدابير وفرض تغييرات السياسة والعملية حسب الاقتضاء. يتذكر! قد يكلفك عدم الامتثال للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) الملايين! (الحد الأقصى لغرامة عدم الامتثال يصل إلى 4٪ من حجم المبيعات العالمي السنوي أو 20 مليون يورو ، أيهما أكبر).
إذا كنت مديرًا ماليًا أو مديرًا للرواتب وترغب في معرفة أو فهم مدى استعداد عملية كشوف المرتبات الحالية أو تبحث عن مساعدة ، فاكتب إلى irene.jones@neeyamo.com
